Küçük Şirketler Neden İyi Bir Call Center ile Çalışmalı ?
Bugünün profesyonel dünyasında müşteriler hızlı yanıt ve sonuç isterler. Çoğu zaman, bu taleplerle başa çıkmak kolay değildir. Özellikle küçük şirketler hüsran yaşayabilirler çünkü hem müşterilerle etkileşime geçecek hem de normal şirket işlemlerini gerçekleştirecek sayıda çalışanları bulunmaz. Neyse ki, bir çözüm var. Şirketler bir call center oluşturabilir, başka bir call center’la anlaşabilir, ya da bu alanda çalışmayı seçmiş profesyonel call center şirketleri ile çalışmayı seçebilirler.
S: İyi Bir call center benim küçük şirketim için ne yapabilir?
C: Call centerlar, çalışanlara verimliliklerini arttırmaları ve kâr oranlarını yükseltmeleri için zaman sağlarlar. Örneğin, bir fırın işletmecisini ele alalım. Telefon durmaksızın sipariş isteklerini iletmek için çalabilir. Ancak telefonda ne kadar zaman kaybedilirse, ürünlerin hazırlanması da o kadar gecikir. Bu durumda, aramalar bir call center’a yönlendirilebilir ve siparişler bu şekilde toplanabilir. Call center bunun yanında geri dönüş de toplayabileceğinden, hizmet kalitesini geliştirmek mümkündür.
S: Call center hizmetiniz kaç müşteri temsilcisi barındırmalı?
C: Elbette bu soruya tek bir yanıt bulunmamaktadır. Her şirketin ihtiyaçları farklıdır. Değişkenlerden biri arama devam süresidir. Bazı şirketler, müşteriye özel paketler tasarlamak için daha uzun süren görüşmeler yapabilirler. Diğerlerinin siparişleri direkt olarak alınabildiğinden görüşmeler saniyeler sürebilir. Bir diğer değişken ise arama sıklığıdır. Yarım saatlik bir süre içinde kaç arama beklenmektedir? Cevap yüzlerce ise elbette bir veya iki temsilci yeterli olmayacaktır. Erlang hesap makinesi, farklı durumlar için kaç temsilci gerektiğini hesaplamak için tasarlanmıştır :)
S: Call center’ın küçük şirketim için hangi hizmetleri sağlamasını istiyorum?
C: Call center hizmetlerinin iki ana kategorisi müşteri hizmetleri ve satışlardır. İkincisi randevu ayarlamak, sipariş almak ve şirketlerini tanıtmak isteyen pazarlamacılarla etkileşime geçmekten sorumludurlar. Müşteri hizmet desteği müşterilerden feedback almak için uygundur. Bu temsilciler ayrıca yanıt vermemiş müşterileri arayarak feedback isteyebilirler. Bazı şirketlerde bu kişiler çalışanlar arası iletişimi geliştirerek her birinin günlük amacını bilmesini sağlayabilirler. Müşteri hizmet desteği sadece telefon üzerinden sunulmak zorunda değildir. Aynı zamanda şirket e-postalarının yönetilmesini de sağlayabilir.
S: Kendi evim veya işyerimde call center oluşturabilir miyim?
C: Kendi call center’ınızı yaratmak makul ve maddi anlamda kazançlı bir fikirdir. Ancak ! birkaç çalışanınızı gerekli teknolojiyle donatma zorunluluğu yaratır. Akılda tutulması gereken birkaç faktör bulunmaktadır.
İlk olarak, özellikle call center için ayrılmış bir alanınızın olması gerekmektedir. Bu alan genel trafikten uzakta olmalıdır. Eğer evinizde bir call center oluşturmak istiyorsanız, sesli olmasını bekleyeceğiniz çocuk odasından ya da aile odasından uzakta olmasına dikkat edin. Eğer iş yerindeyse, günlük işlemler tarafından rahatsızlığa uğramayacak bir alanda olmalıdır.
İkinci olarak temsilciler çoklu hat sistemleri ve mikrofonlu kulaklıklar kullanmalıdırlar. Bu donanım pahalı olabilir (özellikle de fazla sayıda alınıyorsa), ancak, işyerinde kullanıldığı takdirde vergilerden düşürüleceğini unutmayın.
Ayrıca, temsilcileriniz tarafından kullanılan tüm bilgisayarların farklı kullanıcı hesaplarına sahip olduklarından emin olun. Yöneticinin ailesi, temsilci yokken bilgisayarı kullanırsa, dosyalar silinebilir ya da bozulabilir. Temsilcinin hesabına erişebilen tek kişi, temsilcinin kendisi olmalıdır.
Son olarak, rahat ve dayanıklı mobilyaya yatırım yapın. Tüm iş saatleri boyunca kullanılacaklarından, çalışanlarınıza uygun bir çalışma ortamı yaratmak çok önemlidir.
S: Küçük şirketim için bir call center işe almanın asıl amacı nedir?
C: Tek bir cümleyle özetlemek gerekirse: Bir call center şirketiniz ile öncü iletişim noktası görevi görür. Call center’a sahip olmanın temel nedeni ilişkileri elverişli ve etkili kılmaktır. Telefonlara yanıt veren kişiler şirketi temsil ettiklerinden, doğru kişiyi işe almak çok önemlidir. Bir call center ile çalışmadan önce sağlam bir araştırma yapmak yararınıza olacaktır. Bir şirketle çalışmaya başlamadan önce şirket itibarınıza nasıl yansıyacağını gözden geçirmeniz gerekir. İşinin ehli,güçlü bir ekiple işinizi büyütmek istiyorsanız, sizi tanımak için sabırsızlanıyoruz.
Profesyonel Çağrı Merkezi Hizmeti: İletişim